Das Logistikpersonal kümmert sich um die vielfältigen Aufgaben im Hintergrund einer Veranstaltung. Die Bedeutung von qualifizierten Logistikern
wird in der heutigen Zeit immer deutlicher, insbesondere in speziellen Bereichen wie der Eventbranche. Die Nachfrage nach kompetentem Logistikpersonal, welches die Komplexität von Veranstaltungen versteht, wächst stetig. Mitarbeiter der Logistik sind oft der Schlüssel zum Erfolg jeder Veranstaltung, sei es bei einer großen Messe, bei Sportereignissen, wie bei uns im Stadion in Hannover, der Heinz von Heiden Arena, oder anderen großen Veranstaltungen. Das Logistikpersonal in der Eventbranche ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf und Erfolg von Veranstaltungen. Doch welche zentralen Aufgaben und Verantwortlichkeiten fallen in den Bereich eines Logistikers?
Ein perfekter Start für die Eventplanung
Alles beginnt mit der ersten Planung und Koordination. In der Eventvorbereitung ist die Logistik bzw. insbesondere die Leitung dessen oft von Beginn an in die Organisation der Veranstaltung involviert. Dadurch wird sichergestellt, dass alle benötigten Materialien, Ausrüstungen und Ressourcen vorhanden sind, besorgt und zur Verfügung gestellt werden. Zudem können so von Anfang an detaillierte Zeitpläne für den Transport und die Lieferung von Eventmaterialien erstellt werden, sodass es in der Planungsabfolge zu keinen Unstimmigkeiten mit den anderen Teilbereichen kommt.
Dies geht direkt in den nächsten zentralen Punkt über – die Transportorganisation. Sind ausreichend eigene Fahrzeuge für den Transport vorhanden? Ist dies nicht der Fall, müssen durch die Leitung der Logistik externe Transportunternehmen beauftragt oder weitere Fahrzeuge gemietet werden, welche die benötigte Ausrüstung, Möbel, Dekoration und Ähnliches von A nach B fährt. Kommt es bei den Abholungen und Anlieferungen zu Verzögerungen, kann dies erhebliche Folgen für den gesamten Organisationsablauf haben. Hierbei geht es nicht nur um einen reibungslosen Timetable vor und während eines Events, meist muss auch der Abbau von Veranstaltungen im Hinblick auf Kosten und nächste Projekte zügig abgebaut und gemietete Materialien zurückgebracht werden.
Ist die Vorplanung abgeschlossen, steht für das Logistikpersonal der Auf- und abschließende Abbau der Veranstaltung im Mittelpunkt. Am Veranstaltungstag oder auch schon mit entsprechendem Vorlauf sind die Mitarbeiter der Logistik für den Aufbau der Eventinfrastruktur verantwortlich. Dies schließt beispielsweise den Bau von Messeständen, sowie Bühnen bei Konzerten, Sitzgelegenheiten für Gäste, technischen Geräten oder Gastronomieelementen ein. Nach Veranstaltungsende koordinieren und führen die Logistiker den Abbau und die Rückführung sämtlicher Materialien durch. Als zusätzliche Manpower werden neben den hauseigenen Logistikern häufig Mitarbeiter aus dem Bereich Logistik von Zeitarbeitsfirmen gebucht und eingesetzt.
Die große logistische Bandbreite
Während des Events kann in Abhängigkeit von Größe und Art der Veranstaltung weitere Unterstützung der Logistik notwendig sein. In vielen Fällen übernehmen Logistiker auch die technische Unterstützung für Audio-, Video- und Beleuchtungssysteme, um sicherzustellen, dass diese einwandfrei funktionieren. Außerdem kümmern sie sich um die Nachlieferung von Ware wie Getränke und Speisen an Bars und Buffetstationen. Hierbei steht die Koordination mit anderen Teams an oberster Stelle. Das Logistikpersonal arbeitet vor Ort eng mit den entsprechenden Bereichen der Veranstaltungsleitung, Küche, Technikleitung etc. zusammen. Im Falle unerwarteter Ereignisse oder Probleme muss die Logistik im Hintergrund schnell reagieren und Lösungen finden, um den Eventablauf nicht zu stören.
Generell stehen für die Leitung der Logistik vor allem auch die Sicherheitsvorkehrungen im Vordergrund. Sie kümmern sich um die Sicherheitsaspekte der Logistik, einschließlich der Einhaltung von Vorschriften und Sicherheitsstandards. Hierbei geht es nicht nur um die Sicherheit der anwesenden Gäste, auch der Schutz der Mitarbeitenden muss gewährleistet werden. So müssen alle Logistiker beispielsweise mit entsprechenden Sicherheitsschuhen und Handschuhen ausgestattet sein.
All diese Punkte zeigen vor allem eins: Das Logistikpersonal muss oft kurzfristig auf Änderungen oder unerwartete Herausforderungen reagieren können, was eine hohe Flexibilität und Problemlösungsfähigkeiten erfordert. Bei der ReMe GmbH sind unsere Logistiker bei Events, vor allem bei Messen in Hannover, Veranstaltungen mit Catering und Gastronomie und Großveranstaltungen im Stadion, der Heinz von Heiden Arena, Hannovers im Einsatz. Als Zeitarbeitsfirma bieten wir in der Eventorganisation die notwendige Flexibilität, indem wir auch kurzfristig qualifiziertes Logistikpersonal bereitstellen können. Als Personaldienstleister stellen wir sicher, dass die Logistiker auf die spezifischen Anforderungen der Eventbranche geschult sind und über die nötige Erfahrung verfügen. Zusammengefasst ist das Logistikpersonal ein unverzichtbarer Bestandteil der Eventbranche. Ihre Arbeit hinter den Kulissen sorgt dafür, dass alles nach Plan verläuft und die Veranstaltung erfolgreich durchgeführt werden kann. Die hohe Kunst dabei ist, nicht von den anwesenden Gästen bemerkt zu werden.
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